Chamados multicanais
E-mail, WhatsApp e pedidos do site organizados em chamados com contexto, histórico e responsável.
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Case · Cartório de Registro Civil de Ubatuba
Uma operação cartorária que sabe quantas pessoas atendeu, quanto esperaram e o que ainda está aberto.
No Cartório de Registro Civil de Ubatuba, de janeiro a setembro de 2026, 4.144 pessoas foram chamadas no balcão, pelo nome ou pela senha, com espera média de 9,3 minutos, e 5.696 chamados de e-mail, WhatsApp e site foram encerrados. Veja os sistemas em uso no cartório e o que a Oficial diz sobre eles.
Resultados medidos
O que os relatórios do cartório mostram de janeiro a setembro de 2026.
Antes, o cartório não sabia quanto tempo cada pessoa esperava nem quantos atendimentos fazia por dia. Hoje esses números saem dos próprios sistemas, todos os dias, e são estes que a Oficial autorizou publicar.
- pessoas chamadas no balcão, pelo nome ou pela senha, de janeiro a setembro: 3.370 no atendimento normal, 683 no preferencial e 91 no urgente
- 4.144
- das pessoas chamadas compareceram ao balcão (3.828 atendimentos); 8% não atenderam à chamada
- 92%
- de espera média entre a retirada da senha e a chamada no painel
- 9,3 min
- chamados de e-mail, WhatsApp e site encerrados na central de atendimento
- 5.696
- chamados encerrados por dia, em média, considerando os 175 dias com atendimento do período
- 32,5
- operadores ativos na mesma central, com histórico compartilhado
- 13
Números extraídos em 29 de setembro de 2026 dos relatórios da Gestão de Filas e da Gestão de Chamados Multicanais do cartório, referentes ao período de 1º de janeiro a 29 de setembro de 2026. Publicados com autorização da Oficial.
Nas palavras de quem usa
“Conseguimos organizar nossas filas de atendimento, tanto no balcão como no backoffice. Antes não tínhamos controle de tempo de atendimento, quantidade de atendimentos, filas ou tempo de espera. Agora, além desses indicadores, temos até o tempo estimado de espera e um painel que ajuda no controle das demandas que chegam por diversos canais: WhatsApp, e-mail e site, tudo em uma única gestão.”
O cliente
Cartório de Registro Civil de Ubatuba
Um cartório de registro civil que atende no balcão, no WhatsApp, por e-mail e pelo site, e que não sabia quanto tempo as pessoas esperavam nem quantos pedidos estavam abertos.
O que foi implementado
Sete sistemas da Aliança rodando no mesmo cartório.
Filas, chamados, WhatsApp com triagem por bot, ponto, caixa, financeiro e acervo estão em uso diário no cartório. A seguir, o que eles organizam no dia a dia da equipe.
Atendimento presencial
Gestão de Filas no balcão, com chamada pelo nome ou pela senha no painel, tempo estimado de espera e registro da espera de cada atendimento.
Rotinas da equipe
Ponto com espelho e banco de horas; caixa com abertura, sangria e fechamento conferidos no mesmo ambiente.
Acervo e contas a pagar
Acervo digital para consulta por livro e termo; contas a pagar com alerta de vencimento por e-mail.
Soluções implementadas
O que cada um dos sete sistemas faz no cartório.
Cada nome leva à página do sistema, com o passo a passo de uso e as perguntas frequentes, para você conhecer os detalhes antes de falar com a Aliança.
Gestão de Chamados Multicanais
Organiza e-mail, WhatsApp e pedidos do site em chamados com histórico e contexto.
Atendimento no WhatsApp com API oficial
No WhatsApp do cartório, o bot responde com as informações aprovadas pela serventia e abre um chamado quando o pedido precisa de alguém da equipe.
Gestão de Filas
Separa atendimento normal, preferencial e urgente, chama no painel pelo nome ou pela senha, mostra o tempo estimado de espera e mede espera e comparecimento.
Ponto Eletrônico
Acompanha registros de ponto, espelhos, banco de horas e fechamento do período.
Gestão de Caixa
Registra abertura, recebimentos, sangrias, reforços e fechamento para conferência.
Acervo Digital
Organiza documentos já digitalizados para consulta por livro, número ou termo.
Gestão Financeira
Acompanha contas a pagar, recorrências, boletos, calendário e alertas de vencimento.
Como funciona no dia a dia
Do balcão ao fechamento do dia, sem repetir o pedido.
Entrada
A pessoa retira a senha no balcão ou escreve por WhatsApp, e-mail ou site.
Chamado
Cada pedido remoto vira um chamado com responsável e histórico na mesma central.
Balcão
O painel chama pelo nome ou pela senha e o relatório registra a espera de cada atendimento.
Fechamento
No fechamento, o saldo esperado do caixa é comparado ao valor contado. Ponto e contas a pagar ficam no mesmo ambiente, sem planilha paralela, e as contas que vencem no dia geram alerta por e-mail.
Não há comparação com um período anterior porque, antes da implantação, o cartório não media a espera nem o volume de atendimentos. Cada operação tem volume e rotina próprios: estes números servem de referência, não de promessa de resultado. Depoimento publicado com autorização da Oficial.
Próximo passo
Quer medir a espera e o volume de chamados da sua operação?
Conte como sua equipe atende hoje: no balcão, no WhatsApp, no e-mail ou pelo site. A Aliança retorna para mostrar a solução funcionando no seu cenário e combinar o que é preciso para começar.